Hoe start je een eigen bedrijf in Colombia? | Een stappenplan

4,K

Hoe kun je je eigen bedrijf starten in Colombia? Mijn bedrijf bestaat inmiddels zo’n 7 jaar en was net als bij velen een behoorlijk uitzoekwerkje. Ben jij ook van plan een bedrijf te starten in Colombia? In dit artikel vind je een compleet stappenplan, met handige links en nuttige tips. Oók handig voor als je gaat werken in Colombia in loondienst.

Belangrijk! Een bedrijf starten in Colombia is niet zo makkelijk als in Nederland en er zijn vele vormen en situaties waarin de dingen weer anders gaan. Daarnaast is het belastingstelsel erg ingewikkeld en begrijp ik er zelf nog niet de helft van. Het betekent dus dat het mogelijk is dat jij andere stappen moet volgen dan die in dit artikel. Het artikel is vooral bedoeld je op weg te helpen en handige tips te geven.

---

Een eigen bedrijf in Colombia: wat doe ik eigenlijk?

---

Laat ik beginnen met iets te vertellen over wat ik eigenlijk doe. In 2017 maakte ik een carrièreswitch van wetenschappelijk onderzoeker in het Nationaal Kanker Instituut van Colombia naar webdesigner. Werken in Colombia is hartstikke leuk en leerzaam, maar ik werd ook regelmatig knettergek. Daarnaast wilde ik al lang eigen baas zijn. Klik hier als je meer wilt weten over het waarom van mijn carrièreswitch.

Ik begon dus met een eigen bedrijf als webdesigner en blogger, waarin ik mezelf kan ontwikkelen en locatie onafhankelijk kan werken. En daar hoort net als in Nederland een inschrijving bij de Kamer van Koophandel bij. Hoewel ik werk met Nederlandstalige klanten uit Nederland, België en waar dan ook ter wereld, is mijn bedrijf 100% gevestigd in Colombia. En kan ik je van A tot Z vertellen hoe dat is gegaan.

 

---

Wat is jouw situatie in Colombia?

---

Vaak als ik vragen krijg over het opzetten van een bedrijf in Colombia is dat van mensen met de meest uiteenlopende situaties. Bijvoorbeeld:

• Mensen die nog ingeschreven staan in Nederland en een bedrijf willen oprichten in Colombia. In dit geval lijkt me de eerste stap een visum regelen in Colombia, je uitschrijven uit Nederland, de belastingdienst opzeggen en verder alles in Colombia regelen. Maar mogelijk hangt het ook af van hoe lang je wilt blijven en wat je nog in Nederland hebt.
• Nederlanders die nog geen werkvisum hebben in Colombia en een bedrijf willen oprichten. Ook hier zal de eerste stap zijn een visum te regelen, ook al ben je bijvoorbeeld al meer dan een jaar weg uit Nederland en wil je je nu (tijdelijk) settelen in Colombia.
• Nederlanders die een bedrijf hebben in Nederland en daarmee willen werken in Colombia. Als digital nomad lijkt me dat geen probleem, maar als je van plan bent voor langere tijd in Colombia te wonen zou het zomaar kunnen dat je je moet uitschrijven bij de KvK in Nederland en je in Colombia moet inschrijven. Het beste is om in dit geval contact op te nemen met de Kamer van Koophandel in Nederland.

Maar zoals gezegd: dit hangt allemaal af van je situatie en plannen. Hoe lang je weg gaat en of je echt wilt emigreren zoals ik deed of tijdelijk in Colombia wilt blijven. Voor mij is het onmogelijk om voor elke situatie een antwoord te hebben. Ik kan mij ook zo voorstellen dat er andere oplossingen zijn dan die ik ken en er dus meer mogelijk is.

Daarom mijn situatie

Ik ben in 2014 geëmigreerd naar Colombia (over emigreren naar Colombia lees je hier) en heb mezelf direct uitgeschreven uit Nederland. Sinds dat moment betaal ik geen zorgverzekering én geen belasting meer in Nederland, maar in Colombia. Sommige Nederlanders in Colombia betalen een zorgverzekering bij het Nederlandse bedrijf OOM verzekeringen, waarmee ze ook zorg in Colombia (of waar ook ter wereld) krijgen. In mijn geval ben ik 100% verzekerd in Colombia en heb ik ook wat betreft zorg niets meer met Nederland te maken.

Vanaf het begin heb ik een partnervisum gehad waarmee ik mag wonen én werken in Colombia. Hiermee mag ik ook een eigen bedrijf opzetten. Ik heb in Nederland nooit een eigen bedrijf gehad, dus ik heb niets te maken met uitschrijven bij de KvK uit Nederland en dit overzetten naar Colombia. Daarnaast is de duur van verblijf in Colombia voor mij geen issue: ik ben geëmigreerd en heb geen plannen om na een bepaalde tijd terug te gaan. Inmiddels heb ik mijn tweede residente visum in Colombia, wat staat voor langer/permanent verblijf.

Dit alles is belangrijk om de stappen voor het opzetten van je eigen bedrijf te begrijpen. En te weten dat bepaalde dingen mogelijk dus niet voor jou gelden.

 

---

Een eigen bedrijf starten in Colombia: de stappen die ik volgde

---

En dan nu alles over hoe ik mijn bedrijf startte in Colombia. Inclusief tips voor handige tools die je kunt gebruiken voor onder andere het maken van facturen en het betalen van je pensioen en zorgverzekering.

Stap 1: Een visum regelen in Colombia

Mocht je nog geen visum hebben in Colombia, dan is het zaak dit te regelen. Zodat je met je cédula alles kunt gaan doen. Een visum kun je alleen online aanvragen en wel hier. Via deze link vind je ook de voorwaarden waar je aan moet voldoen en wat je nodig hebt voor het visum. Voor extra uitleg in het Nederlands klik hier.

Stap 2: Naar de DIAN

DIAN staat voor Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia en is de Dienst voor Belastingen en Nationale Douane. De Colombiaanse belastingdienst dus. Bij de DIAN moet je je inschrijven voor belastingregistratie. Dit heet RUT (Registro Único Tributario). Een RUT heeft iedereen die werkt in Colombia nodig, dus ook als je niet een eigen bedrijf gaat starten, maar ergens in loondienst gaat.

Omdat ik voorheen in loondienst werkte had ik dus al een RUT. Zodra je je gaat inschrijven voor je RUT dan word je verbonden aan een nummer, dit heet NIT (Número de Identificación Tributaria) en dat is je belastingnummer dat je overal voor nodig hebt.

Inschrijven voor je RUT

Je inschrijven voor de RUT kan een heel avontuur zijn. Je moet eerst een DIAN vinden (dat is niet moeilijk), dan uitzoeken of je wel of geen afspraak nodig hebt (kan verschillen per DIAN en de regels veranderen nog weleens, dus beter bellen vooraf), dan een hele tijd wachten en als je aan de beurt bent krijg je een hoop vragen. Op je RUT staan namelijk nummers die aangeven wat voor werk je doet. Je moet dus aangeven wat voor werk je doet en bij welke omschrijving die de DIAN heeft dat het meest overeenkomt. Afhankelijk van wat je doet is dat heel simpel of heel lastig.

De website van de DIAN: dit moet je ermee

Klik hier voor de officiële website van de DIAN. Deze heb je nodig om afspraken te maken, te bellen bij vragen en om het resolutie nummer (Número de Resolución por Computadora) in orde te maken. Je hebt daarvoor een digitale handtekening nodig in het systeem van de DIAN. Het beste is om hulp te vragen voor het verkrijgen hiervan. Het formulier dat je uiteindelijk moet aanmaken met je digitale handtekening heet Solicitud sobre Numeración de Facturación. Dit is de nummering van je facturen (zie verder), die je elke zoveel tijd moet vernieuwen. Om uit te vinden hoe dit werkt is het het handigste om bij de DIAN hulp te vragen. Hier vind je ook een handleiding.

Ik weet niet of dit voor elke DIAN geldt, maar bij velen is er gratis hulp beschikbaar die je ter plekke op de computer helpt met je inschrijving en nummering. Pas als je dit formulier hebt kun je gaan factureren.

Stap 3: Je bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel (Cámara de Comercio)

Nu is het tijd om je bedrijf in te schrijven bij de Cámara de Comercio, oftewel: de kamer van koophandel. Waar je dit doet hangt van de stad af waar je woont. Mijn inschrijving deed ik bij de Cámara de Comercio de Bogotá (CCB). Ze hebben een duidelijke en uitgebreide website waar je veel informatie vindt. Ga je je inschrijven in een andere stad? Google dan even naar de Cámara de Comercio daar.

Om je in te schrijven ga je naar een kantoor van de CCB (in Bogotá). Nu komt het lastige gedeelte:

1. Je moet weten wat voor soort bedrijf je wilt oprichten. Hier vind je diverse bedrijfsvormen.
2. Afhankelijk van die bedrijfsvorm moet je bepaalde formulieren en documenten hebben. Mijn bedrijf staat op Persona Natural (op mijn eigen naam) en daarvoor vind je hier een lijstje met documenten.
3. Afhankelijk van a) de bedrijfsvorm en b) wat voor diensten je levert val je onder een bepaald belastingsysteem. Ik ben ingeschreven als independiente, dat is het makkelijkste. In Colombia zijn independientes aangesloten bij het belastingsysteem simplificado, maar omdat ik diensten exporteer (met andere woorden: ik lever meestal diensten aan Nederlandse klanten) kan dat niet. Daarom is het in mijn geval común en simplifacado. Wat dit allemaal exact inhoudt weet ik niet en daar ga ik ook niet op in. Mijn accountant regelt alles omtrent de belasting.
4. Er zijn 2 documenten die je helemaal moet invullen en best lastig zijn. Hoewel ik dit zelf thuis voor elkaar had gekregen heb ik uiteindelijk bij de CCB volledige hulp gehad om het goed in te vullen. Dit ging vrij makkelijk. Het gaat niet alleen over je adres en je werkplek, maar ook over je te verwachten inkomen en uitgaven voor je bedrijf. Daarnaast heb je je cédula (deze vraag je aan na het verkrijgen van een visum) en je RUT nodig.
5. Als alles goed is ingevuld moet je een klein bedrag betalen voor je inschrijving. Elk jaar moet je je inschrijving vernieuwen en betalen.
6. Je krijgt je inschrijving per mail toegestuurd, en je kunt betalen voor een papieren versie (wat ik zou doen). Het formulier heet Certificado de Matricula Mercantil. Je betaalt voor elke kopie, maar het is handig deze te hebben voor bijvoorbeeld je accountant.

Terug naar de DIAN

Zodra je je Certificado de Matricula Mercantil in handen hebt moet je terug naar de DIAN om je inschrijving in je RUT te laten zetten.

Je inschrijving vernieuwen

In tegenstelling tot in Nederland moet je in Colombia elk jaar je inschrijving vernieuwen. Colombianen kunnen dit vrij makkelijk via Internet doen, maar als buitenlander moest ik naar een kantoor van de Cámara de Comercio. Sowieso wel handig, want het meisje aan de balie snapte er al niets van, dus ik had het zelf al helemaal niet voor elkaar gekregen. Als buitenlander zijnde moeten er blijkbaar andere of meer dingen worden ingevuld. In ieder geval: voor 31 maart moet je dit gedaan hebben om een boete te voorkomen.

Het formulier dat elk jaar wordt vernieuwd heet Certificado de Matricula Mercantil.

Je herinschrijving kost geld en hoeveel hangt af van a) je leeftijd en b) je inkomsten. Onder een bepaalde leeftijd is het namelijk gratis, volgens mij is dat onder de 35 of 36 jaar. Vergeet dit dus niet aan te geven want het scheelt een hoop geld (in ieder geval bij de Cámara de Comercio de Bogotá).

Naar welk kantoor je gaat maakt niet uit, als het maar bij de kamer van koophandel is in de stad waar je je hebt ingeschreven en een kantoor waar je vernieuwingen kunt doen. Bij de kamer van koophandel in Bogotá vind je dat simpel op Internet. Mijn herinschrijving ging overigens heel snel en makkelijk.

Je kunt dit ook online doen, maar het kostte mij zo’n 4 jaar en vele bezoekjes aan de CCB voordat dit eindelijk lukte als buitenlandse.

Stap 4: Factureren

Na alles hierboven te hebben gedaan was ik klaar om officiële facturen te gaan sturen. Facturen in Colombia moeten voldoen aan de voorwaarden van de DIAN en je kunt dus niet zomaar iets in elkaar flansen. De factuur moet in het Engels of Spaans, maar volgens mij moet er tenminste in het Spaans Factura de Venta op staan. Daarnaast moet je de nummering volgen die je hebt aangemaakt bij de DIAN.

Hoe maak je officiële facturen?

In Colombia zijn er gelukkig diensten waarmee je facturen kunt maken die aan de voorwaarden voldoen. Ikzelf gebruik Facturatech. Dit is een heel handige software waarmee je facturen maakt, je inkomsten bijhoudt, je klanten inschrijft, etc. Het is een betaalde service en je betaalt aan de hand van de hoeveelheid facturen die je nodig hebt.

Hoe zit het met de BTW?

Als je met een eigen bedrijf in Colombia Colombiaanse klanten hebt, moet je IVA (BTW) vragen. Maar als je, net als ik, een Colombiaans bedrijf hebt met buitenlandse klanten, dan exporteer je een dienst en hoef je geen IVA (BTW) te vragen. De IVA moet wel op de factuur staan als IVA 0%.

Op welke rekening zet je het geld?

Eigenlijk heb je een bedrijfsrekening nodig waar je klanten het geld op storten, maar dit is niet zo makkelijk. Het hangt ten eerste af of je in pesos of in euro’s verdient en ten tweede wat voor bedrijfsvorm je hebt. Ikzelf verdien voornamelijk in euro’s, maar omdat ik niet in Nederland ben ingeschreven kan ik geen bedrijfsrekening openen in Nederland. Ik kon wel een extra betaalrekening openen en dat was mijn oplossing om salaris te ontvangen.

Een bedrijfsrekening in Colombia kun je volgens mij alleen openen met een bepaalde bedrijfsvorm en dat is niet persona natural. Salaris dat ik van Colombiaanse klanten krijg laat ik storten op mijn Colombiaanse betaalrekening.

Stap 5: Een accountant zoeken & belastingaangifte

Dit geldt niet voor iedereen, maar als buitenlandse persona natural is het verplicht een accountant te hebben voor je belastingzaken. En eerlijk gezegd zou ik je dit ook aanraden als het niet verplicht is.

Nu is het belastingstelsel in Colombia zo ingewikkeld dat je er de Nederlandse belastingdienst bijna van gaat missen. Het is zelfs zo moeilijk, zeker als je met een bedrijf in Colombia buitenlandse inkomsten hebt, dat noch de DIAN noch accountants weten hoe het precies in elkaar steekt. En precies dat maakt de zoektocht naar een accountant een uitdaging. Je hebt namelijk iemand nodig die het gaat uitzoeken en het niet steeds beter weet. En ga die maar eens vinden.

Bij mij duurde dat ook even, maar inmiddels doet mijn accountant de belastingzaken. Ze voert elke maand mijn facturen in bij de DIAN en doet alweer twee jaar lang mijn belastingaangifte. Ik ben ontzettend blij met haar, zonder haar zou ik geen idee hebben hoe dit voor elkaar te krijgen.

Let op: de Colombiaanse belastingdienst zoekt graag buitenlanders die de belastingaangifte niet juist doen en geeft hoge boetes. Zoek een account die weet hoe het werkt, ook met inkomsten uit het buitenland. Je MOET ook altijd je buitenlandse rekeningen en vermogen opgeven bij je belastingaangifte. Doe je dat niet, dan kun je hoge boetes verwachten.

Stap 6: Pensioen en zorgverzekering in Colombia

Nu je aan het werk bent met je eigen bedrijf in Colombia moet er ook pensioen en zorg betaald worden. Net als in Nederland. In Colombia is het verplicht om dit als zelfstandige te betalen, maar ik heb weleens gehoord dat je onder het pensioen uit kunt komen. Ik betaal in ieder geval elke maand pensioen en zorg.

Hoeveel geld betaal je aan pensioen en zorgverzekering?

De kosten voor pensioen en zorg hangen in Colombia af van je salaris, maar er is altijd een verplicht minimum dat je moet betalen. Dit hangt dan weer af van waar je pensioen opbouwt en bij welke dienst je je zorgverzekering hebt geregeld. Ikzelf zit bij SURA en betaal standaard zo’n 90 euro voor de basisverzekering. Ik ben ook aanvullend verzekerd, maar dit betaal je apart.

Ongeacht je salaris betaal je dus elke maand dat basisbedrag.

Daarbovenop komen extra kosten, afhankelijk van je salaris. Tot een bepaald bedrag betaal je niets extra’s (rond het minimumloon van ongeveer 280 euro), maar kom je daar boven dan moet je meer betalen. Hoeveel dat is hangt dus af van hoeveel je verdient, maar kan zomaar oplopen tot 300 euro of meer extra.

Hoe betaal je je pensioen en zorgverzekering?

Het betalen van pensioen en zorg gaat niet automatisch, maar moet je elke maand zelf doen. Om dat te doen zijn er diverse diensten beschikbaar. Ikzelf gebruik Aportes en Linea. Het beste is om hen te bellen, je situatie uit te leggen en hen je te laten helpen dit de eerste keren te doen. De support is goed en via de telefoon lopen ze alle stappen met je door totdat je de factuur hebt.

Afhankelijk van je cédula nummers moet je elke maand voor een bepaalde datum betalen. Betaal je later, dan komt er elke dag een heel klein bedrag bij als boete.

Je betaalt online, waarvoor je een Colombiaanse bankrekening nodig hebt. Als je hebt betaald krijg je een samenvatting van je betaling in PDF, dit heet een planilla en moet je ook aan je accountant sturen.

ARL

Naast pensioen en zorg kun je er ook voor kiezen een ARL te betalen. ARL staat voor Administradora de Riesgos Laborales en betekent zoiets als risico’s op het werk. Als je bij een ARL aangesloten bent kun je dit dus ook betalen, als een verzekering voor bedrijfsgerelateerde ongelukken. Dit geef je aan bij Aportes en Linea (of welke dienst je dan ook gebruikt).

 

---

Je eigen bedrijf in Colombia: aan het werk!

---

Zodra je alle stappen hebt doorlopen kun je aan het werk. Het lijkt ontzettend veel, maar uiteindelijk was het bij mij allemaal vrij snel geregeld. Het lastigste is vooral de belastingzaken, maar als het goed is neemt de accountant dat uit handen.

Nogmaals: wat jij precies nodig hebt hangt van je situatie af.

Lijstje van websites & tools

Nog een keer een overzicht van websites en tools waar je in veel gevallen sowieso mee te maken krijgt:

• Visum aanvragen voor Colombia
• Belastingdienst DIAN
• Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel) Bogotá
• Facruratech om facturen mee te maken
• Aportes en Linea voor betaling van je pensioen en zorg

 

---

Hoe zit het met belasting betalen, btw verleggen, je KvK inschrijving, een webshop maken met iDeal en een eigen bedrijf als je digital nomad bent?

---

Lees hier alles over ondernemen vanuit het buitenland, met Nederlandse klanten.

 

---

Heb jij een eigen bedrijf in Colombia en aanvullende tips/informatie? Laat het hieronder in de reactie achter!

---